Aprende a combinar correspondencia en Word con Excel: Guía paso a paso

• Cada columna en Excel debe corresponder a un campo que se desea llenar en el formato de Word.
• La primera fila de la base de datos debe contener las etiquetas claras para cada columna. No debe haber filas vacías antes de la primera fila.

• Se recomienda utilizar abreviaturas en la base de datos para evitar campos extensos.

• Los campos que no se utilicen para un registro específico deben dejarse vacíos en la base de datos.

• Guardar la base de datos de Excel: Después de estructurar la base de datos, es importante guardar los cambios. Se recomienda cerrar la base de datos de Excel antes de combinar con Word.

• Dirigirse a la ficha "Correspondencia" en Word: En la cinta de opciones de Word, seleccionar la pestaña "Correspondencia".

• Seleccionar los destinatarios: Dentro de la ficha "Correspondencia", elegir la opción "Seleccionar destinatarios" y luego "Usar una lista existente".

• Buscar y seleccionar la base de datos de Excel: En la ventana que aparece, buscar y seleccionar el archivo de la base de datos de Excel.

• Seleccionar la hoja de cálculo correcta: Si el libro de Excel contiene varias hojas, Word preguntará cuál contiene la información. Seleccionar la hoja correcta (por lo general, la Hoja 1) y hacer clic en "Aceptar". Al conectar la base de datos, las opciones de combinación de correspondencia se habilitarán.

• Ubicar el cursor en el primer campo del formato de Word: Colocar el cursor donde se desea insertar el primer dato de la base de datos (por ejemplo, en el espacio para el nombre). Se recomienda utilizar una tabla en el formato de Word para mantener la estructura.

• Insertar campos combinados: En la ficha "Correspondencia", seleccionar "Insertar campo combinado" y elegir la etiqueta de la columna correspondiente de la base de datos de Excel (por ejemplo, "nombre"). Repetir este paso para cada campo del formato de Word (apellidos, edad, ciudad, etc.). La simbología previa y el resalte al ubicar el cursor indican que es un campo combinado.

• Vista previa de los resultados: Antes de finalizar, hacer clic en "Vista previa de resultados" en la ficha "Correspondencia" para ver cómo se llenará el formato con los datos del primer registro. Se pueden realizar ajustes si es necesario. Utilizar los botones de navegación para revisar los diferentes registros.

• Finalizar y combinar: Una vez que se esté satisfecho con la vista previa, hacer clic en "Finalizar y combinar" en la ficha "Correspondencia".

• Editar documentos individuales: Permite generar un documento nuevo con una página para cada registro de la base de datos. Se puede elegir combinar todos los registros, el registro actual o un rango específico de registros.

• Imprimir documentos: Permite enviar directamente los documentos combinados a la impresora.

• Enviar mensajes de correo electrónico: Permite enviar correos electrónicos personalizados a los destinatarios si la base de datos contiene direcciones de correo electrónico.

• Guardar los documentos combinados: Guardar el nuevo documento generado con los datos combinados.

Actualizar la ubicación de la base de datos si se mueve

Si la carpeta que contiene la base de datos de Excel y el formato de Word se mueve a otra computadora, al abrir el formato de Word aparecerá un error. Para solucionar esto, hacer clic en "Sí" en el mensaje, luego en "Aceptar" en el error, "Cancelar" y finalmente en "Buscar origen de datos" para seleccionar la nueva ubicación de la base de datos y la hoja correcta.
Agregar nuevos registros a la base de datos de Excel: Para agregar más registros, abrir la base de datos de Excel, añadir las nuevas filas con la información, y guardar los cambios. Cerrar tanto el formato de Word como la base de datos antes de volver a abrir el formato. Al abrir nuevamente el formato, se preguntará si se desea continuar con la combinación, seleccionar "Sí" y los nuevos registros estarán disponibles. Se puede elegir combinar solo los nuevos registros al finalizar la combinación.

• Actualizar un registro específico: Si se realizan cambios en un registro de la base de datos y se desea actualizar solo ese registro en un documento individual, ubicar el cursor en ese registro en la vista previa de Word, ir a "Finalizar y combinar", "Editar documentos individuales" y seleccionar "Registro actual".

Siguiendo estos pasos, podrá realizar la combinación de correspondencia entre Word y Excel de manera eficiente